Différent de l’entretien professionnel, qui permet de discuter des perspectives d’évolution et de formation du salarié, l’entretien annuel a pour objectif de faire le point sur l’année écoulée, d’identifier les forces et axes d’amélioration du salarié et d’optimiser les pratiques. Il s’agit d’un échange entre le manager et le salarié, qui se construit sur la base d’une trame remplie en amont par chacune des parties.
Un entretien annuel réalisé dans les règles de l’art peut être hautement bénéfique pour l’entreprise. Pour cela, différentes étapes doivent être respectées. Le positionnement du manager est un point tout aussi important dans le succès de l’entretien annuel.
I) Etapes de l’entretien annuel
Un entretien annuel réussi et efficace doit répondre à certaines étapes, avant, pendant, et après l’échange. Voici une checklist pour y voir plus clair.
Avant l’entretien annuel :
☐ Informer le salarié de la tenue de cet entretien (idéalement 2 semaines à l’avance) en lui communiquant la trame de l’entretien annuel. Lui expliquer que chacun doit la remplir pour pouvoir échanger sur cette base le jour J.
Voici quelques idées d’éléments et rubriques à intégrer dans la trame des entretiens annuels :
- Bilan sur la façon dont le salarié a perçu l’année écoulée. Qu’a-t-il apprécié ? Qu’a-t-il moins apprécié ? Quelles difficultés a-t-il rencontrées ? Quelles ont été ses réussites ? Que lui a-t-il manqué ? Y a-t-il eu des temps forts et événements particuliers cette année ?
- « Evaluation » des compétences du salarié. Se servir de la fiche de poste pour établir la grille des compétences détaillées, attendues du salarié.
- Objectifs : Point sur l’objectif fixé lors du précédent entretien annuel et définition d’un nouvel objectif pour l’année à venir
- Demandes diverses du salarié (augmentation, suggestions pour améliorer l’organisation du service…)
☐ Bloquer dans son agenda, au cas-où, plusieurs heures d’échange. En effet, évitez de programmer des rendez-vous et missions aussitôt après l’entretien annuel. La discussion autour des compétences permet de soulever des idées, parfois très intéressantes. Il est normal que cette prise de recul amène la conversation à dériver sur des sujets connexes, qui ont rarement l’occasion d’être évoqués au quotidien.
Déroulement de l’entretien annuel :
☐ Rassurer le salarié sur l’intérêt d’un tel entretien, qui n’est pas une réelle évaluation, mais le moyen d’identifier les possibilités d’optimisation du poste. Lui détailler le déroulement de l’entretien et les points qui seront abordés.
☐ Prendre des notes tout au long de l’échange, des retours du salarié, mais aussi des miens. Cela me permet de garder une trace écrite pour revenir, en cas de besoin au cours de l’année, sur les points abordés et me resservir de ces échanges lors du prochain entretien annuel.
☐ Définir un objectif réaliste et le plus spécifique possible. Veillez à ce que l’objectif soit entendu de la même manière par vous deux et déterminez ensemble, avec précision, le critère permettant de se rendre compte de l’atteinte de l’objectif.
Après l’entretien annuel :
☐ Une fois l’entretien terminé, mettre mes notes au propre.
☐ Signer, faire signer le salarié et lui remettre un exemplaire qu’il conservera.
☐ Consulter régulièrement ce document et ne pas hésiter à réactualiser les objectifs en cours d’année si nécessaire auprès du collaborateur.
II) Rôle du manager dans l’entretien annuel
Afin de réaliser un entretien annuel constructif et bénéfique, le positionnement du manager est important :
En tant que manager, il convient de percevoir l’entretien non pas comme une évaluation, mais comme un moment d’échange sur le fonctionnement et les pratiques du service, de l’entreprise et l’organisation du poste.
Il est important de recevoir chaque retour du salarié avec un état d’esprit ouvert et positif. Tous les éléments donnés par le salarié seront bons à prendre pour améliorer les pratiques ou prendre conscience de défaillances.
De votre côté, veillez à adopter une communication calme et non violente lorsque vous faites vos retours sur les méthodes de travail et le comportement du salarié. C’est le moment de prendre du recul et de faire le point, d’avoir un échange constructif sur la collaboration.
Evitez d’imposer des solutions, mais favorisez plutôt le dialogue pour trouver ensemble des perspectives d’amélioration. Les idées proposées par le salarié vous aideront peut-être à voir si vos perceptions du poste sont les mêmes. Cela peut paraître anecdotique, pourtant, comprendre le positionnement du salarié pourrait vous aider à mettre le doigt sur des blocages, sur un décalage entre vos visions et pourrait même désamorcer et prévenir les conflits. Beaucoup de conflits partent d’un simple malentendu amplifié avec le temps.
Gardez en tête qu’un entretien annuel bien mené, avec un échange constructif, permet de mettre les choses à plat et de ressortir avec la satisfaction d’avoir éclairci les malentendus et de repartir sur une nouvelle base saine.
Vous avez maintenant tous les éléments pour mener un entretien annuel efficace et profitable aux deux parties. Bons échanges !
